プライバシーポリシー

定義

本ポリシーで使用する主要な用語について説明します。下記の定義は本ポリシー全体に適用され、個人情報の範囲や処理の対象を明確にすることを目的としています。

「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、氏名、住所、メールアドレス、電話番号、契約情報、その他特定の個人を識別し得る情報を指します。相談履歴や活動記録等も該当します。
「処理」とは、個人情報の収集、記録、保存、検索、利用、変更、削除、提供、移転、結合など、当該情報に対して行う一連の行為を指します。
「利用者」とは、SumaiTopのサービスを利用する個人または法人の連絡担当者を指し、サービス申込者、相談者およびサイト訪問者が含まれます。
「サービス」とは、マンション購入に関する契約書レビュー、権利関係の調査、登記支援、法的助言の提供など、SumaiTopが提供するすべての業務を指します。
「クッキー」とは、ウェブサイトが利用者の端末に送信し、利用者のブラウジング情報を識別・保存するための小さなデータファイルや類似の技術を指します。

個人情報の収集方法と項目

当社は、サービス提供および関連する運営業務の遂行に必要な範囲で利用者の個人情報を収集します。収集は適法かつ公正な手段により行い、収集目的の範囲内で利用します。

利用者から直接提供される情報

相談や契約手続きで利用者が当社に直接提供する情報は以下の通りです。提出いただいた情報は、サービス提供と連絡のために使用されます。

氏名、住所、生年月日等の本人確認に必要な情報
連絡先（電話番号、メールアドレス）および緊急時の連絡先
物件に関する情報（住所、登記情報、管理規約等）および契約書類の写し
経営機関名、ローン条件等の活動に関連する情報（同意に基づき取得）
本人確認書類の写しおよび身元確認に必要な情報
サービス提供に必要なその他の申告情報や問い合わせ内容

自動的に収集される情報

サイトの利用に際して、技術的に自動収集される情報を取得することがあります。これらは主にサービスの品質改善や不正利用防止のために使用します。

IPアドレス、ブラウザ種類、アクセス日時等のログ情報
クッキーや類似技術により収集されるサイト利用履歴
端末識別子や位置情報（利用者が明示的に許可した場合）
エラーログやパフォーマンス情報（サービス改善のための統計データ）
アクセス元の参照元URLや広告識別子などのトラフィック分析情報
その他、サービス提供に必要な技術情報

第三者から取得する情報

必要に応じて、利用者の同意を得た上でまたは法令に基づき、外部の専門家や関連機関から情報を取得することがあります。取得は明確な利用目的に沿って行います。

不動産業者や仲介業者から提供される物件情報
経営機関から提供される与信情報（同意がある場合）
公的機関からの登記情報や公図等の公的記録

利用目的

当社が個人情報を利用する具体的な目的は以下の通りです。目的以外の利用は行わず、目的が変更される場合は適切に通知または公表します。

相談対応および契約に基づくサービス提供のため
本人確認、身元照会、反社会的勢力の排除手続きのため
登記手続き、法的書面の作成および提出のため
料金請求、支払い管理および会計処理のため
法令の遵守および裁判所や行政機関からの照会に対応するため
サービス改善のための統計分析および品質管理のため
マーケティング情報の提供（利用者の明示的同意がある場合）
不正利用の検知・防止およびセキュリティ確保のため

個人情報の取扱いに関する法的根拠

当社は個人情報保護法および関連法令に基づき、適切な法的根拠に基づいて情報を処理します。利用目的の達成に必要な範囲で処理を行います。

サービス提供の履行（契約の履行）に必要な処理
法令に基づく対応（税務・登記・捜査依頼等）
利用者の同意に基づく処理（マーケティングやオプトイン項目）
当社の正当なメリットのために必要かつ合理的な範囲での処理（ただし個人の権利メリットを不当に害さない場合のみ）

国際的なデータ保護と準拠

越境データ移転やEU域内の個人情報に関するお問い合わせについては、当社は関連法規や国際基準に準拠して対応します。必要に応じて適切な保護措置を採ります。

EU域内の利用者からのアクセス・訂正・消去の要請に対する対応窓口の設置
越境移転に際しての適切な保護措置（標準契約条項等）の検討
データ処理に関する透明性の確保と説明責任の履行
データ侵害発生時の通知手続きに関する対応方針
第三者処理業者に対する監査および契約上の安全措置の適用
国際的なプライバシー基準に基づく継続的な改善

クッキーおよび類似技術の使用

SumaiTopのサイトでは、サイト機能の向上や利用状況の解析のためにクッキーを使用します。利用者はブラウザの設定でクッキーの受け入れを管理できますが、制限すると一部機能が制約を受けることがあります。

使用するクッキーの種類は、必須クッキー（サイトの基本機能維持）、パフォーマンス系クッキー（アクセス解析用）、機能系クッキー（ユーザー設定保存）、広告・ターゲティング系クッキー（マーケティング目的）に分類されます。

当社は、匿名化されたアクセス解析、セッション管理、ユーザー設定の保持、安全性確保のためのクーポン保存等を行うためにクッキーを利用します。広告目的のクッキーは利用者の明示的同意を前提とします。

クッキーの管理はブラウザ設定で行えます。具体的な操作方法は主要ブラウザのヘルプをご参照ください。必要に応じて当社窓口へ連絡いただければ、設定変更に関する支援を行います。

クッキーポリシーの詳細

第三者提供および共同利用

当社は以下の場合において、利用者の個人情報を第三者に提供または共同利用します。提供先には適切な契約を締結し、必要な安全管理措置を講じます。

登記手続や書類提出のために必要となる法務局等の公的機関への提供
登記・不動産調査のために共同で業務を行う専門家（司法書士、行政書士、弁護士）への提供
ローン手続きのために経営機関へ提供（利用者の同意を得た場合）
外部決済サービス事業者への請求情報の提供
法令に基づく要求に応じて提供する場合
事業譲渡等の企業再編に伴う必要最小限の情報引継ぎ

国際データ移転について

当社は業務の都合上、必要に応じて国外の処理業者にデータを預託することがあります。その際は適切な法的措置を講じ、利用者の権利とメリットが保護されるよう努めます。

越境移転の際には、契約上の保護措置、標準的契約条項の適用および必要に応じた技術的・組織的措置を導入し、第三者の不正使用を防止します。

保有期間

当社は、各種法令で定められた保存期間および業務上必要な期間に従い、個人情報を保持します。期間終了後は適切な手続で安全に廃棄または匿名化します。

アカウント情報は契約終了後も会計・税務上の必要性や法定保存期間に従って保持します。ただし利用者から削除要請があれば、法令の範囲内で対応します。

メッセージや問い合わせ内容は、紛争対応やサービス改善に必要な期間保持し、その後削除または匿名化します。

アクセスログやシステムログはセキュリティや運用の観点から一定期間保持し、不要になった場合は削除します。

保持期間終了後は安全な方法で削除または匿名化を実施します。削除により、該当データは復元できなくなりますのでご留意ください。

安全管理措置

当社は個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止のために合理的な安全管理措置を講じています。組織的対策、人的対策、物理的対策、技術的対策を組み合わせて実施し、継続的に見直しを行います。

アクセス権限の最小化と権限管理の定期的な見直し
通信の暗号化（TLS等）および機密情報の保管に対する暗号化措置
従業員に対する教育・監督および秘密保持契約の締結

利用者の権利と手続き

当社は、個人情報の取扱いに関して利用者の権利を尊重します。以下は、SumaiTopが提供する住宅購入に関する法律ガイダンスに関連する個人情報の取扱いに関する利用者の主な権利の概要です。各請求については身元確認の手続きが必要となる場合がありますので、下記の連絡先宛てにご相談ください。

開示請求：当社が保有するお客さまの個人情報の有無および項目、利用目的についての説明を請求できます。
訂正請求：誤った情報の修正を求めることができます。該当箇所の具体的な訂正内容と証拠書類の提示をお願いする場合があります。
利用停止・消去請求：不適切に取り扱われていると合理的に判断される場合、利用停止や削除を求めることができます。ただし法令上の保存義務がある情報は対象外です。
第三者提供の停止：あらかじめ同意のない第三者提供が行われていると判断される場合、その停止を求めることができます。
データポータビリティ：技術的に可能な範囲で、提供された機械可読形式の個人データの提供を求めることができます。
異議申立て：特定の処理（例えばダイレクトマーケティング）に対して異議を申し立てる権利があります。処理の正当性に関する説明を提示します。
苦情の申し立て：当社の個人情報取扱いに関して不服がある場合、当社窓口あるいは所管の監督機関（個人情報保護委員会）へ申し立てることができます。
同意の撤回：同意に基づく処理については、いつでも同意の撤回を行うことができます。撤回は将来の処理に対して効力を持ちますが、既に行われた処理を遡って無効にするものではありません。

個人情報に関する請求方法

ご自身の権利を行使する場合は、以下の窓口にご連絡ください。請求内容の確認のため、本人確認書類や追加情報の提示をお願いすることがあります。請求は書面または当社指定のフォームで受け付けます。窓口：〒020-0024 岩手県盛岡市菜園2丁目9番地／SumaiTop、電話: +817017930527、メール: [email protected]。事業者番号: 6048908950575。

[email protected]

受領後、通常30日以内に書面または電子的方法で回答します。複雑な請求や追加調査が必要な場合は、さらに最長で合理的な期間を要することがあり、その場合は遅延理由と予定時期を通知します。

マーケティングとプロモーション

SumaiTopは、住宅購入に関する有益な情報やイベント案内を、利用者の同意に基づきメールや郵送でお届けすることがあります。ご提供いただく情報は、案内の精度向上とサービス改善の目的で利用します。ダイレクトマーケティングに関する処理は、同意に基づき行います。

マーケティングの配信停止は、各メール内の配信停止リンク、または下記の窓口（[email protected]）へご連絡いただくことで実施します。配信停止の反映には数日を要する場合がありますが、速やかに対応します。

未成年者の個人情報について

当社の情報提供は一般成人を主な対象としています。未成年者（法定代理人の同意が必要な年齢に該当する場合）は、保護者または法定代理人の同意を得たうえで個人情報を提供してください。未成年者に関するデータの取り扱いについて疑義がある場合には、速やかに当社窓口までご相談ください。

第三者リンクについて

当サイトには外部サイトへのリンクが含まれる場合があります。リンク先のサイトの個人情報保護方針は当社の管理対象外です。外部サイトに情報を提供する前に、そのサイトのプライバシーポリシーを確認することを推奨します。

プライバシーポリシーの変更

本方針はサービス内容や法令の改正に応じて変更することがあります。重要な変更がある場合は、サイト上での公表やご登録の連絡先への通知により周知します。最新版の施行日は本ページに記載された発効日をご確認ください。